Clause contractuelle de traitement des données : Guide et modèles Rgpd

La gestion des données personnelles est devenue un enjeu central pour toutes les organisations manipulant des informations relatives à des individus. Au cœur de cette gestion se trouve la relation contractuelle, notamment lorsque des opérations de traitement sont confiées à des tiers. La clause contractuelle de traitement des données, encadrée principalement par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), constitue la pierre angulaire de cette relation, définissant les responsabilités et les garanties nécessaires pour assurer la protection des droits et libertés des personnes concernées. Ce guide complet explore en détail la nature, les obligations et les modèles relatifs à ces clauses cruciales.

Clause contractuelle de traitement des données : Tout ce qu’il faut savoir

Naviguer dans le paysage complexe de la protection des données nécessite une compréhension approfondie des outils juridiques à disposition. La clause contractuelle de traitement des données est l’un de ces outils essentiels, particulièrement depuis l’entrée en vigueur du RGPD. Elle formalise les engagements entre les entités qui déterminent pourquoi et comment les données sont traitées (les responsables de traitement) et celles qui les traitent pour leur compte (les sous-traitants). Une clause bien rédigée n’est pas une simple formalité administrative ; elle est une garantie fondamentale pour la sécurité des données et le respect de la vie privée, éléments désormais au premier plan des préoccupations des citoyens et des autorités de contrôle.

Comprendre son fonctionnement, son contenu obligatoire et les contextes dans lesquels elle s’applique est indispensable pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Elle permet d’établir une base claire pour la collaboration entre partenaires commerciaux, tout en assurant la conformité réglementaire et en minimisant les risques juridiques et financiers associés à la gestion des données personnelles. Ce savoir est d’autant plus critique que les flux de données transcendent fréquemment les frontières, impliquant des réglementations internationales et des exigences spécifiques pour les transferts hors de l’Union Européenne.

Qu’est-ce qu’une clause contractuelle de traitement des données ?

La clause contractuelle de traitement des données personnelles est un élément juridique fondamental dans l’écosystème de la protection des données. Elle représente un accord formel entre deux parties impliquées dans le traitement d’informations personnelles, définissant leurs rôles, responsabilités et obligations respectives. Son importance s’est accrue de manière significative avec l’application du RGPD, qui a renforcé les exigences en matière de transparence et de sécurité des traitements.

Définition et importance dans le cadre du Rgpd

Une clause contractuelle de traitement des données est une disposition insérée dans un contrat principal ou un accord dédié (souvent appelé « Data Processing Agreement » ou DPA) qui régit spécifiquement les conditions sous lesquelles un sous-traitant traite des données personnelles pour le compte d’un responsable de traitement. Sa définition précise n’est pas explicitement fournie par le Code du travail ou le RGPD lui-même, mais son existence et son contenu minimal sont dictés par l’article 28 du RGPD.

Son objectif premier est double : d’une part, assurer que le sous-traitant offre des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des droits de la personne concernée. D’autre part, elle vise à protéger la vie privée et les libertés individuelles des personnes dont les données sont traitées, en établissant un cadre clair et contraignant pour le sous-traitant.

L’importance de cette clause dans le cadre du RGPD est capitale. Elle constitue la preuve formelle que la relation de sous-traitance est encadrée conformément à la loi. Sans un tel accord écrit et conforme, le recours à un sous-traitant pour traiter des données personnelles serait illégal au regard du RGPD. Elle permet d’intégrer les dispositions obligatoires de l’article 28, assurant ainsi une base légale solide pour le traitement effectué par le sous-traitant.

Ces clauses permettent non seulement d’assurer la conformité légale mais aussi de bâtir une relation de confiance entre le responsable de traitement et son sous-traitant. Elles clarifient les attentes et les responsabilités, réduisant ainsi les risques de malentendus ou de manquements aux obligations de protection des données. Elles sont un gage de sérieux et de professionnalisme pour les entreprises qui les mettent en œuvre.

Différence entre responsable de traitement et sous-traitant

La distinction entre le responsable de traitement et le sous-traitant est fondamentale en matière de protection des données personnelles et détermine la répartition des obligations légales. Le RGPD définit précisément ces deux rôles. Le responsable de traitement est la personne morale (entreprise, association, organisme public) ou physique qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles. En pratique, il s’agit de l’entité qui décide « pourquoi » et « comment » les données sont collectées et utilisées.

Le sous-traitant, quant à lui, est la personne physique ou morale (entreprise ou organisme public) qui traite des données personnelles pour le compte et selon les instructions documentées du responsable de traitement. Il ne détermine pas les finalités ni les moyens essentiels du traitement mais exécute les tâches confiées par le responsable de traitement dans le cadre d’un service ou d’une prestation. Il peut s’agir, par exemple, d’un hébergeur de site web, d’une agence marketing gérant une campagne d’emailing, ou d’un fournisseur de logiciel de paie en mode SaaS.

La différence clé réside dans le pouvoir de décision. Le responsable de traitement a le pouvoir décisionnel sur les aspects essentiels du traitement (quels types de données collecter, pour quel objectif, pendant combien de temps, etc.), tandis que le sous-traitant agit sous l’autorité et selon les directives précises du responsable de traitement. Le sous-traitant peut toutefois décider des moyens techniques et organisationnels non essentiels (choix du matériel, du logiciel spécifique, mesures de sécurité concrètes), mais toujours dans le respect du cadre fixé par le responsable de traitement.

Bien que le responsable de traitement porte la responsabilité principale de la conformité du traitement au RGPD, le sous-traitant a également ses propres obligations directes en vertu du règlement. Il doit notamment garantir la sécurité des données, tenir un registre de ses activités de traitement, notifier le responsable de traitement en cas de violation de données et obtenir une autorisation avant de recourir à un autre sous-traitant (sous-traitant ultérieur). Le contrat liant les deux parties (via la clause de traitement des données) est essentiel pour formaliser cette relation et ces obligations.

Quand utiliser une clause contractuelle de traitement des données ?

L’utilisation d’une clause contractuelle de traitement des données, ou d’un accord de traitement de données (DPA) dédié, est une obligation légale dès lors qu’un responsable de traitement fait appel à un sous-traitant pour effectuer des opérations de traitement sur des données personnelles pour son compte. Cette obligation découle directement de l’article 28 du RGPD.

Concrètement, une telle clause doit être mise en place dans toute situation où une entité (le responsable de traitement) externalise une partie ou la totalité d’un traitement de données personnelles à une autre entité (le sous-traitant). Cela couvre un large éventail de scénarios courants dans le monde des affaires : recours à un fournisseur de cloud pour l’hébergement de données, utilisation d’un logiciel de gestion de la relation client (CRM) en mode SaaS, externalisation de la paie, collaboration avec une agence marketing pour des campagnes ciblées, utilisation d’outils d’analyse web traitant des données visiteurs, etc.

L’article 28 du RGPD stipule que le traitement par un sous-traitant doit être régi par un contrat ou un autre acte juridique au titre du droit de l’Union ou du droit d’un État membre, qui lie le sous-traitant à l’égard du responsable du traitement. Ce contrat doit définir l’objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, ainsi que les obligations et les droits du responsable du traitement.

Même si un contrat de service général existe déjà entre les deux parties, il est impératif de vérifier s’il contient toutes les mentions exigées par l’article 28 du RGPD. Si ce n’est pas le cas, il est nécessaire soit d’ajouter une clause spécifique de traitement des données, soit de conclure un avenant ou un DPA séparé pour couvrir ces aspects. L’utilisation des Clauses Contractuelles Types (CCT) proposées par la Commission européenne peut faciliter cette démarche, mais n’est pas obligatoire si le contrat existant ou l’accord spécifique couvre déjà tous les points requis.

L’obligation s’applique quelle que soit la localisation du sous-traitant, y compris s’il est situé en dehors de l’Union Européenne. Dans ce dernier cas, la clause de traitement des données (souvent sous forme de CCT spécifiques aux transferts internationaux) constitue l’un des mécanismes permettant de légitimer le transfert des données hors UE, en complément d’autres garanties éventuelles.

Les obligations légales imposées par le Rgpd

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a instauré un cadre juridique harmonisé et renforcé pour la protection des données personnelles au sein de l’Union Européenne. Il impose des obligations précises aux organisations qui traitent ces données, notamment lorsqu’elles font appel à des sous-traitants. Ces obligations visent à garantir un niveau élevé de protection des droits et libertés des personnes concernées.

L’article 28 du Rgpd : Le fondement juridique des clauses contractuelles

L’article 28 du RGPD est la clé de voûte de la relation entre le responsable de traitement et le sous-traitant. Il établit le cadre légal impératif qui doit gouverner cette collaboration. Cet article impose au responsable de traitement de ne faire appel qu’à des sous-traitants présentant des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et assure la protection des droits de la personne concernée.

Plus fondamentalement, l’article 28 exige que la relation soit encadrée par un contrat écrit (ou un autre acte juridique liant les parties). Ce contrat, ou la clause spécifique de traitement des données qu’il contient, n’est pas une simple formalité. Il doit détailler précisément les aspects essentiels du traitement confié au sous-traitant : l’objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, les types de données personnelles et les catégories de personnes concernées.

Surtout, ce contrat doit stipuler une série d’obligations spécifiques pour le sous-traitant, définies à l’article 28. Celles-ci incluent l’obligation de traiter les données uniquement sur instruction documentée du responsable de traitement, de garantir la confidentialité, d’assurer la sécurité du traitement, de respecter les conditions pour le recrutement de sous-traitants ultérieurs, d’assister le responsable de traitement dans ses propres obligations (réponse aux demandes des personnes concernées, analyses d’impact, notification de violations), de supprimer ou restituer les données en fin de contrat, et de mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer la conformité et permettre les audits.

Le non-respect de ces exigences contractuelles expose les deux parties à des sanctions. L’article 28 constitue donc le fondement juridique indispensable qui rend la clause contractuelle de traitement des données non seulement nécessaire mais aussi centrale dans la démonstration de la conformité au RGPD.

Les principes fondamentaux du Rgpd à respecter dans les clauses

Au-delà des obligations spécifiques listées à l’article 28, la clause contractuelle de traitement des données doit refléter et garantir le respect des principes fondamentaux du RGPD, énoncés à l’article 5. Ces principes doivent guider l’ensemble du traitement effectué par le sous-traitant, sous la supervision du responsable de traitement.

Le principe de licéité, loyauté et transparence (Art. 5(a)) implique que le traitement effectué par le sous-traitant doit reposer sur une base légale valide (déterminée par le responsable de traitement) et être réalisé de manière loyale et transparente vis-à-vis des personnes concernées. Le sous-traitant doit aider le responsable de traitement à remplir son obligation d’information.

Le principe de limitation des finalités (Art. 5(b)) exige que les données soient collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne soient pas traitées ultérieurement de manière incompatible. La clause doit clairement définir ces finalités, et le sous-traitant ne peut traiter les données que pour ces finalités spécifiques, sur instruction du responsable de traitement.

Le principe de minimisation des données (Art. 5(c)) impose que les données traitées soient adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités. Le responsable de traitement doit s’assurer de ne confier au sous-traitant que les données strictement nécessaires, et le sous-traitant doit respecter cette limitation dans ses opérations.

Le principe d’exactitude (Art. 5(d)) requiert que les données soient exactes et, si nécessaire, tenues à jour. Le sous-traitant doit assister le responsable de traitement pour rectifier ou effacer les données inexactes.

Le principe de limitation de la conservation (Art. 5(e)) signifie que les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire pour les finalités du traitement. La clause doit préciser la durée de conservation ou les critères pour la déterminer, et le sous-traitant doit supprimer ou restituer les données à l’échéance.

Enfin, le principe d’intégrité et de confidentialité (Art. 5(f)), souvent appelé principe de sécurité, est crucial. Il exige que les données soient traitées de façon à garantir une sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle. La clause doit détailler les mesures de sécurité techniques et organisationnelles que le sous-traitant s’engage à mettre en œuvre.

Le respect de ces principes par le sous-traitant doit être explicitement ou implicitement garanti par les termes de la clause contractuelle.

Le rôle du délégué à la protection des données

Le Délégué à la Protection des Données (DPO), ou Data Protection Officer, joue un rôle clé dans la mise en œuvre et le suivi de la conformité au RGPD au sein d’une organisation, qu’elle agisse en tant que responsable de traitement ou de sous-traitant. Sa désignation est obligatoire dans certains cas (organismes publics, traitements à grande échelle présentant des risques élevés ou portant sur des données sensibles), mais fortement recommandée dans les autres.

Le DPO a pour mission principale d’informer et de conseiller l’organisation et ses employés sur leurs obligations en vertu du RGPD. Il contrôle le respect du règlement et des politiques internes en matière de protection des données. Il est le point de contact privilégié pour l’autorité de contrôle (comme la CNIL en France) et pour les personnes concernées qui souhaitent exercer leurs droits.

Dans le contexte des clauses contractuelles de traitement des données, le DPO intervient à plusieurs niveaux. Côté responsable de traitement, il conseille sur le choix des sous-traitants présentant des garanties suffisantes, participe à la négociation et à la rédaction des clauses contractuelles pour s’assurer qu’elles sont conformes à l’article 28 et reflètent bien les exigences de l’organisation. Il supervise ensuite la relation avec le sous-traitant et participe aux audits éventuels.

Côté sous-traitant, s’il en a désigné un, le DPO veille à ce que l’entreprise respecte ses obligations contractuelles et légales. Il s’assure que les instructions du responsable de traitement sont suivies, que les mesures de sécurité sont adéquates, que le registre des activités de traitement est tenu à jour, et que la coopération avec le responsable de traitement est effective (notamment en cas de demande d’exercice de droits ou de violation de données).

La clause contractuelle peut d’ailleurs mentionner les coordonnées du DPO de chaque partie (ou au moins celui du sous-traitant) comme point de contact pour les questions relatives à la protection des données dans le cadre du contrat. Le DPO doit bénéficier des ressources nécessaires et de l’indépendance requise pour exercer ses missions efficacement, sans conflit d’intérêts.

Les éléments essentiels d’une clause contractuelle de traitement des données

Pour être conforme à l’article 28 du RGPD et assurer une protection efficace des données personnelles, une clause contractuelle de traitement des données (ou un DPA) doit contenir un ensemble d’éléments précis et détaillés. Ces éléments définissent le cadre et les modalités de la sous-traitance.

Description détaillée du traitement des données

Le contrat doit impérativement commencer par une description claire et précise du traitement confié au sous-traitant. Cette section établit le périmètre exact de la mission du sous-traitant et des données concernées. Elle doit inclure au minimum :

L’objet du traitement : Quelle est la prestation de service fournie par le sous-traitant (ex: hébergement de site web, envoi de newsletter, gestion de la paie) ?
La durée du traitement : Pendant combien de temps le sous-traitant traitera-t-il les données (durée du contrat principal, durée spécifique) ?
La nature des opérations réalisées : Quelles actions concrètes le sous-traitant effectuera-t-il sur les données (ex: collecte, enregistrement, structuration, conservation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission, diffusion, rapprochement, limitation, effacement, destruction) ?
La finalité du traitement : Quel est l’objectif poursuivi par le traitement confié au sous-traitant (ex: gestion de la relation client, analyse statistique, maintenance applicative) ? Cet élément est crucial pour éviter toute utilisation ultérieure non autorisée des données.
Le type de données à caractère personnel : Quelles catégories de données personnelles seront traitées (ex: données d’identification, coordonnées, données professionnelles, données de connexion, données bancaires, données de localisation) ? Une liste concrète des informations mises à disposition est recommandée.
Les catégories de personnes concernées : Quels sont les groupes d’individus dont les données sont traitées (ex: clients, prospects, employés, utilisateurs du site web, patients) ?

Cette description détaillée, souvent présentée sous forme d’annexe au contrat, est essentielle pour délimiter clairement le mandat du sous-traitant et s’assurer que le traitement reste conforme aux instructions initiales du responsable de traitement.

Obligations du responsable de traitement et du sous-traitant

Le contrat doit énumérer les obligations respectives de chaque partie. Le responsable de traitement conserve la responsabilité globale de la conformité du traitement, tandis que le sous-traitant doit agir selon ses instructions et respecter ses propres obligations légales.

Obligations principales du responsable de traitement :

Fournir des instructions documentées claires et licites au sous-traitant pour l’ensemble du traitement.
S’assurer, avant et pendant le traitement, que le sous-traitant présente des garanties suffisantes en matière de protection des données.
Superviser le traitement effectué par le sous-traitant, y compris en réalisant des audits et des inspections si nécessaire.
Répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées, avec l’aide du sous-traitant si besoin.
Notifier les violations de données à l’autorité de contrôle et aux personnes concernées lorsque requis.

Obligations principales du sous-traitant :

Traiter les données personnelles uniquement sur instruction documentée du responsable de traitement, y compris en ce qui concerne les transferts de données vers un pays tiers.
Garantir la confidentialité des données traitées et s’assurer que les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité.
Mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées (détaillées dans une autre section ou annexe).
Respecter les conditions strictes pour le recrutement d’un autre sous-traitant (sous-traitant ultérieur) : obtenir une autorisation écrite préalable (spécifique ou générale) du responsable de traitement et imposer au sous-traitant ultérieur les mêmes obligations via un contrat écrit.
Aider le responsable de traitement, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées.
Aider le responsable de traitement à garantir le respect de ses obligations en matière de sécurité, de notification de violations de données, et d’analyses d’impact.
Selon le choix du responsable de traitement, supprimer ou restituer toutes les données personnelles à la fin de la prestation de services, et détruire les copies existantes (sauf obligation légale de conservation).
Mettre à la disposition du responsable de traitement toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et permettre la réalisation d’audits.
Informer immédiatement le responsable de traitement si une instruction lui paraît constituer une violation du RGPD ou d’autres dispositions relatives à la protection des données.
Tenir un registre écrit de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du responsable de traitement.

Le contrat de sous-traitance formalise ces engagements réciproques, essentiels à une collaboration conforme au RGPD.

Mesures de sécurité techniques et organisationnelles

La sécurité des données personnelles est une obligation fondamentale imposée par le RGPD tant au responsable de traitement qu’au sous-traitant (Article 32). La clause contractuelle doit donc impérativement stipuler que le sous-traitant s’engage à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque présenté par le traitement.

Ces mesures visent à protéger les données contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé. Le niveau de sécurité requis doit être évalué en tenant compte de l’état des connaissances technologiques, des coûts de mise en œuvre, de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques (en termes de probabilité et de gravité) pour les droits et libertés des personnes concernées.

Le contrat doit idéalement lister ou faire référence (en annexe) aux mesures de sécurité spécifiques mises en place par le sous-traitant. Exemples de mesures couramment mentionnées :

Pseudonymisation et chiffrement des données personnelles, notamment lors de la transmission.
Mesures visant à garantir la confidentialité (contrôle d’accès logique et physique, habilitations), l’intégrité (protection contre les modifications non autorisées), la disponibilité (sauvegardes, plans de continuité d’activité) et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement.
Moyens permettant de rétablir la disponibilité des données et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident.
Processus visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles (audits de sécurité, tests d’intrusion).
Sécurisation des postes de travail et de l’informatique mobile.
Gestion sécurisée des habilitations et des accès (politique de mots de passe robustes, authentification forte).
Journalisation des accès et des opérations.
Engagement de confidentialité du personnel autorisé à traiter les données.

Le sous-traitant doit s’engager à maintenir ces mesures pendant toute la durée du traitement et à les adapter si nécessaire face à l’évolution des risques ou de la technologie. Il doit également assister le responsable de traitement pour que ce dernier puisse s’acquitter de sa propre obligation de sécurité.

Durée de conservation des données

Conformément au principe de limitation de la conservation (Article 5(e) du RGPD), les données personnelles ne doivent pas être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée plus longue que celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. La clause contractuelle de traitement des données doit refléter cette exigence.

Le contrat doit donc préciser la durée pendant laquelle le sous-traitant est autorisé à conserver les données personnelles qui lui sont confiées. Cette durée est généralement liée à la durée de la prestation de services définie dans le contrat principal. Par exemple, la clause peut stipuler que les données seront conservées pendant la durée d’exécution du contrat de travail ou du contrat de service.

Lorsque la durée exacte ne peut être fixée à l’avance, la clause doit mentionner les critères objectifs utilisés pour déterminer cette durée. Ces critères doivent être liés à la finalité du traitement (par exemple, conservation jusqu’à la fin de la période de garantie, jusqu’à l’expiration des délais de prescription légaux applicables, ou pendant une durée fixée par une obligation légale spécifique).

Il est crucial que le contrat prévoie également le sort des données à l’issue de cette période de conservation ou à la fin de la prestation de service. Le sous-traitant doit s’engager, selon le choix du responsable de traitement, soit à supprimer définitivement toutes les données personnelles, soit à les restituer au responsable de traitement et à détruire toutes les copies existantes. Le sous-traitant doit pouvoir certifier au responsable de traitement que ces opérations ont bien été effectuées.

Une exception existe si une législation de l’Union européenne ou d’un État membre impose au sous-traitant une obligation de conserver les données au-delà de la durée de la prestation. Dans ce cas, le sous-traitant doit en informer le responsable de traitement et garantir qu’il continuera à assurer la confidentialité et la sécurité des données et qu’il ne les traitera que pour se conformer à cette obligation légale.

Droit des personnes concernées

Le RGPD accorde aux personnes concernées un ensemble de droits sur leurs données personnelles. Le responsable de traitement est le principal garant de l’exercice de ces droits, mais le sous-traitant a l’obligation de l’y aider activement. La clause contractuelle doit formaliser cet engagement d’assistance.

Le contrat doit rappeler que les personnes concernées disposent de plusieurs droits fondamentaux :

Droit d’accès : Obtenir la confirmation que des données les concernant sont traitées, y accéder et obtenir certaines informations sur le traitement.
Droit de rectification : Faire corriger les données inexactes ou compléter les données incomplètes.
Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : Obtenir la suppression de leurs données dans certaines circonstances (données plus nécessaires, retrait du consentement, opposition, traitement illicite…).
Droit à la limitation du traitement : Obtenir le « gel » temporaire de l’utilisation de leurs données dans certaines situations (contestation de l’exactitude, traitement illicite, etc.).
Droit à la portabilité des données : Recevoir les données fournies dans un format structuré et couramment utilisé, et les transmettre à un autre responsable de traitement (sous conditions).
Droit d’opposition : S’opposer, pour des motifs légitimes, au traitement de leurs données, notamment à des fins de prospection.
Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (y compris le profilage) produisant des effets juridiques ou similaires significatifs.

La clause doit stipuler que si le sous-traitant reçoit directement une demande d’exercice de droit d’une personne concernée, il doit la transmettre dans les plus brefs délais au responsable de traitement. Le sous-traitant ne doit pas répondre lui-même à la demande, sauf autorisation expresse du responsable de traitement.

Le contrat doit également préciser que le sous-traitant aidera le responsable de traitement, dans la mesure du possible et par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à donner suite à ces demandes. La nature et l’étendue de cette assistance peuvent être détaillées (par exemple, extraction de données, modification, suppression sécurisée).

Procédure en cas de violation de données

Une violation de données personnelles (ou « data breach ») correspond à une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données. Le RGPD impose des obligations strictes en cas de violation, et la clause contractuelle doit définir clairement les rôles et procédures entre le responsable de traitement et le sous-traitant.

Le contrat doit obliger le sous-traitant à notifier au responsable de traitement toute violation de données personnelles le concernant, dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. Les Clauses Contractuelles Types (CCT) précisent souvent un délai maximal (ex: 48h ou 72h), mais le RGPD exige que cela soit fait « dans les meilleurs délais ». Cette notification doit se faire par écrit (y compris par voie électronique).

La notification du sous-traitant au responsable de traitement doit contenir au minimum les informations suivantes :

La nature de la violation (type d’incident, type de données concernées).
Si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées, ainsi que le nombre approximatif d’enregistrements de données concernés.
Le nom et les coordonnées du DPO du sous-traitant ou d’un autre point de contact.
La description des conséquences probables de la violation.
La description des mesures prises ou proposées par le sous-traitant pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour en atténuer les effets négatifs.

Si toutes les informations ne sont pas disponibles immédiatement, elles doivent être fournies par étapes successives sans retard injustifié.

Le contrat doit également stipuler que le sous-traitant coopérera pleinement avec le responsable de traitement pour lui permettre de remplir ses propres obligations de notification à l’autorité de contrôle (dans les 72h si la violation est susceptible d’engendrer un risque) et, si nécessaire, de communication aux personnes concernées (si la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé). Cette assistance inclut la fourniture de toutes les informations pertinentes dont dispose le sous-traitant.

Clause contractuelle de traitement des données : Modèles et exemples

La rédaction d’une clause contractuelle de traitement des données peut s’avérer complexe. Heureusement, des modèles et des exemples existent pour guider les organisations. La Commission européenne et les autorités nationales de protection des données, comme la CNIL en France, proposent des ressources utiles. Il est cependant crucial d’adapter ces modèles à la situation spécifique de chaque relation de sous-traitance.

Modèle de clause pour un contrat de sous-traitance

Pour encadrer la relation entre un responsable de traitement et un sous-traitant, l’article 28 du RGPD impose un contrat écrit détaillant plusieurs éléments obligatoires. Les clauses contractuelles types (CCT) adoptées par la Commission européenne le 4 juin 2021 (Décision d’exécution (UE) 2021/915) constituent un modèle fiable et reconnu pour remplir cette obligation.

Ces CCT spécifiques à la sous-traitance (à ne pas confondre avec les CCT pour les transferts internationaux) fournissent un cadre juridique complet couvrant tous les points exigés par l’article 28. Elles intègrent notamment des dispositions sur :

Les instructions du responsable de traitement.
La limitation de la finalité.
La durée du traitement.
La sécurité du traitement (avec une annexe pour détailler les mesures).
Le recours aux sous-traitants ultérieurs (avec options d’autorisation spécifique ou générale).
L’assistance au responsable de traitement pour les droits des personnes concernées et les autres obligations RGPD.
La notification des violations de données.
La documentation, la conformité et les audits.
Le sort des données en fin de contrat.

Bien qu’il ne soit pas obligatoire d’utiliser ces CCT si le contrat de sous-traitance négocié par les parties couvre déjà tous les éléments requis par l’article 28, leur utilisation est fortement recommandée car elle offre une présomption de conformité sur le plan contractuel. Elles simplifient la négociation et garantissent l’inclusion de toutes les mentions nécessaires. Les parties peuvent les intégrer dans un contrat plus large mais ne doivent pas les modifier, sauf pour compléter les annexes ou choisir des options prévues. Le Guide complet sur le registre des traitements RGPD peut aider à documenter les activités couvertes par ces clauses.

Modèle de clause pour un contrat de travail

Lorsqu’une entreprise embauche un salarié, elle collecte et traite inévitablement un certain nombre de ses données personnelles pour diverses finalités liées à la gestion du personnel et à l’exécution du contrat de travail (gestion de la paie, déclarations sociales, suivi de carrière, formation, gestion des absences, etc.). En tant qu’employeur, l’entreprise est responsable de ces traitements et doit respecter le RGPD.

L’une des obligations fondamentales est d’informer le salarié sur ces traitements. Intégrer une clause spécifique relative à la protection des données personnelles dans le contrat de travail est une pratique recommandée pour remplir cette obligation de transparence dès le début de la relation contractuelle. Voici un exemple de structure et de contenu pour une telle clause :

Article … : Protection des données personnelles

Dans le cadre de l’exécution du présent contrat de travail, l’Entreprise \[Nom de l’entreprise] est amenée à collecter, utiliser et traiter les données personnelles du Salarié \[Nom du salarié] aux fins de \[Lister les finalités principales : ex: gestion administrative du personnel, gestion de la paie, déclarations aux organismes sociaux, gestion des carrières et de la formation, organisation du travail, sécurité des systèmes d’information, etc.].

Les catégories de données traitées peuvent inclure \[Lister les catégories : ex: données d’identification (nom, prénom, date de naissance, adresse, n° de sécurité sociale), situation familiale, données bancaires (RIB), diplômes, historique de carrière, données relatives au temps de travail, etc.]. La collecte de ces données est nécessaire à l’exécution du contrat de travail et au respect des obligations légales de l’Employeur.

En application du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et de la loi Informatique et Libertés modifiée, le Salarié dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de ses données. Le Salarié peut exercer ses droits en adressant une demande \[Préciser comment : ex: par email à \[adresse email dédiée] ou par courrier à \[adresse postale], à l’attention de \[Nom et fonction du contact interne, ex: le DPO ou le service RH]].

Les données personnelles du Salarié sont destinées aux services internes habilités de l’Entreprise (ex: RH, Paie, Management) et peuvent être communiquées à des tiers autorisés (ex: organismes sociaux, mutuelle, administration fiscale, prestataires externes sous contrat respectant le RGPD). Elles sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution du contrat et au respect des obligations légales et réglementaires \[Préciser les durées ou critères, ex: 5 ans après le départ pour les bulletins de paie]. Les données sont traitées et stockées de manière sécurisée \[Mentionner brièvement les mesures, ex: sur des serveurs sécurisés situés dans l’UE].

\[Ajouter si pertinent :] Par ailleurs, dans le cadre de l’exécution de ses fonctions, si le Salarié est amené à accéder à des données à caractère personnel (clients, autres salariés, etc.), il s’engage à en garantir la stricte confidentialité et à respecter les politiques de sécurité de l’Entreprise.

Ce modèle est un exemple et doit être adapté aux spécificités de chaque entreprise et des traitements réellement effectués.

Où trouver des modèles de clauses contractuelles types

Pour faciliter la mise en conformité des entreprises, plusieurs institutions proposent des modèles de clauses contractuelles relatives au traitement des données personnelles. Ces modèles servent de base solide, bien qu’une adaptation au contexte spécifique de chaque contrat reste souvent nécessaire.

La Commission européenne est la source principale pour les Clauses Contractuelles Types (CCT) standardisées au niveau de l’UE. Elle a publié deux jeux principaux de CCT le 4 juin 2021 :

Les CCT pour les transferts de données personnelles vers des pays tiers (Décision d’exécution (UE) 2021/914). Celles-ci sont cruciales lorsque des données sont envoyées hors de l’Espace Économique Européen vers un pays ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation. Elles sont modulaires pour couvrir différents scénarios de transfert (responsable à responsable, responsable à sous-traitant, etc.).
Les CCT pour la relation entre responsables de traitement et sous-traitants au sein de l’UE/EEE (Décision d’exécution (UE) 2021/915). Celles-ci servent à encadrer la sous-traitance conformément à l’article 28 du RGPD.

Ces documents officiels sont disponibles dans toutes les langues de l’UE sur le site web de la Commission européenne, notamment via le portail EUR-Lex.

En France, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) est une ressource incontournable. Sur son site web, la CNIL propose des explications détaillées sur les obligations liées à la sous-traitance et aux transferts de données. Elle met également à disposition des liens vers les CCT de la Commission européenne et fournit des conseils pratiques pour leur mise en œuvre. La CNIL peut aussi publier des guides ou des exemples spécifiques pour certains secteurs ou types de traitement.

D’autres autorités de protection des données européennes peuvent également avoir publié des modèles ou des lignes directrices nationales complémentaires, bien que les CCT de la Commission visent à une harmonisation.

Enfin, des organisations professionnelles sectorielles ou des cabinets d’avocats spécialisés peuvent proposer des modèles de clauses ou de DPA adaptés à des contextes métiers particuliers. Il convient cependant de s’assurer que ces modèles sont à jour et conformes aux exigences du RGPD et à la jurisprudence récente.

Transfert de données hors union européenne : Le rôle des clauses contractuelles types

Le transfert de données personnelles en dehors de l’Union Européenne (UE) et de l’Espace Économique Européen (EEE) est strictement encadré par le RGPD. L’objectif est de garantir que le niveau de protection des données des résidents européens n’est pas compromis lorsque leurs informations personnelles quittent le territoire de l’UE/EEE. Les Clauses Contractuelles Types (CCT) jouent un rôle central dans ce dispositif.

Comprendre les transferts de données hors Ue et le Rgpd

Un transfert de données hors UE a lieu dès qu’il y a une communication, une copie ou un déplacement de données personnelles vers un pays tiers à l’UE/EEE. Cela inclut non seulement l’envoi actif de données, mais aussi le simple fait de rendre des données accessibles depuis un pays tiers (par exemple, via un accès à distance à une base de données hébergée en UE par un prestataire situé hors UE).

Le RGPD (Chapitre V, articles 44 à 50) pose un principe d’interdiction de ces transferts, sauf si des garanties appropriées sont mises en place. La première possibilité est que la Commission européenne ait adopté une décision d’adéquation reconnaissant que le pays tiers assure un niveau de protection substantiellement équivalent à celui de l’UE. Dans ce cas, les transferts vers ce pays sont autorisés sans nécessiter de garanties supplémentaires (ex: Suisse, Japon, Royaume-Uni, Canada sous conditions, etc.).

En l’absence de décision d’adéquation, le transfert ne peut avoir lieu que si le responsable de traitement ou le sous-traitant exportateur prévoit des garanties appropriées. L’article 46 du RGPD énumère plusieurs instruments permettant d’offrir ces garanties, parmi lesquels les Clauses Contractuelles Types (CCT) adoptées par la Commission européenne sont les plus couramment utilisées.

L’arrêt « Schrems II » de la Cour de Justice de l’Union Européenne (CJUE) en juillet 2020 a précisé que l’utilisation des CCT (ou d’autres instruments de l’article 46) impose à l’exportateur et à l’importateur d’évaluer, au cas par cas, si la législation du pays tiers de destination n’entrave pas l’efficacité des garanties offertes par l’instrument de transfert. Si un risque existe, des mesures supplémentaires doivent être mises en place.

Les clauses contractuelles types comme outil de transfert

Les Clauses Contractuelles Types (CCT) pour les transferts internationaux, adoptées par la Commission européenne le 4 juin 2021 (Décision d’exécution (UE) 2021/914), sont des modèles de contrat standardisés conçus spécifiquement pour encadrer les transferts de données personnelles vers des pays tiers ne disposant pas d’une décision d’adéquation.

Ces nouvelles CCT remplacent les anciennes versions datant d’avant le RGPD et sont obligatoires pour les nouveaux contrats depuis septembre 2021 et pour tous les contrats depuis décembre 2022. Elles adoptent une approche modulaire pour couvrir les principaux scénarios de transfert :

Module 1 : Transfert de responsable de traitement (UE/EEE) à responsable de traitement (hors UE/EEE).
Module 2 : Transfert de responsable de traitement (UE/EEE) à sous-traitant (hors UE/EEE).
Module 3 : Transfert de sous-traitant (UE/EEE) à sous-traitant (hors UE/EEE).
Module 4 : Transfert de sous-traitant (UE/EEE) à responsable de traitement (hors UE/EEE).

Chaque module contient des clauses spécifiques adaptées aux rôles et responsabilités des parties dans ce scénario particulier, en complément de clauses générales applicables à tous les modules. Ces CCT intègrent les exigences du RGPD et la jurisprudence Schrems II. Elles renforcent les obligations des parties, notamment en matière d’évaluation de la législation du pays tiers (Clause 14) et de gestion des demandes d’accès des autorités publiques (Clause 15).

La signature des CCT appropriées entre l’exportateur (entité UE/EEE) et l’importateur (entité hors UE/EEE) constitue l’une des « garanties appropriées » requises par l’article 46 du RGPD pour légaliser le transfert, sous réserve de l’évaluation des risques liés à la législation locale et de l’éventuelle mise en place de mesures supplémentaires.

Mettre en place des mesures supplémentaires pour sécuriser les transferts

L’arrêt Schrems II de la CJUE a souligné que la simple signature des Clauses Contractuelles Types (CCT) n’est pas toujours suffisante pour garantir un niveau de protection adéquat lors d’un transfert de données vers un pays tiers. Les exportateurs et importateurs doivent évaluer si la législation ou les pratiques du pays de destination (notamment en matière d’accès aux données par les autorités publiques à des fins de surveillance) ne compromettent pas les garanties offertes par les CCT.

Si cette évaluation révèle un risque que la législation locale empêche l’importateur de respecter ses obligations au titre des CCT (par exemple, en l’obligeant à fournir un accès large aux données sans contrôle judiciaire ni recours effectif pour les personnes concernées), des mesures supplémentaires doivent être mises en place pour combler cette lacune et assurer un niveau de protection substantiellement équivalent à celui garanti au sein de l’UE/EEE.

Le Comité Européen de la Protection des Données (CEPD) a publié des recommandations (Recommandations 01/2020) fournissant des exemples de mesures supplémentaires. Celles-ci peuvent être de nature :

Technique : Chiffrement fort des données (en transit et au repos) avec gestion sécurisée des clés de déchiffrement restant sous le contrôle exclusif de l’exportateur ou d’une entité de confiance en UE/EEE ; pseudonymisation poussée rendant l’identification des personnes très difficile sans informations supplémentaires ; traitement des données en format chiffré ou pseudonymisé uniquement.
Contractuelle : Renforcement des obligations de l’importateur dans le contrat (transparence accrue sur les demandes d’accès des autorités, engagement de contester les demandes jugées illégales, obligation d’informer l’exportateur sur la législation locale).
Organisationnelle : Politiques internes strictes chez l’importateur limitant l’accès aux données, formations spécifiques du personnel, certifications, audits réguliers, mise en place de procédures claires pour gérer les demandes des autorités.

Le choix et l’efficacité des mesures dépendent des circonstances spécifiques du transfert (nature des données, législation locale, etc.). L’objectif est de rendre l’accès aux données par les autorités du pays tiers inefficace ou impossible, ou de garantir que tout accès respecte les standards européens de nécessité et de proportionnalité. Si aucune mesure supplémentaire efficace ne peut être trouvée, le transfert doit être suspendu ou arrêté.

Analyse d’impact des transferts

Intégrée directement dans les nouvelles Clauses Contractuelles Types (CCT) pour les transferts internationaux (Clause 14), l’obligation de réaliser une évaluation de l’impact du transfert, souvent appelée Analyse d’Impact relative aux Transferts de Données (AITD) ou Transfer Impact Assessment (TIA), est une conséquence directe de l’arrêt Schrems II.

Avant de procéder à un transfert fondé sur les CCT, les parties (principalement l’exportateur, avec la coopération de l’importateur) doivent évaluer si la législation et les pratiques du pays tiers de destination applicables au traitement permettent à l’importateur de respecter les obligations découlant des CCT. Cette évaluation doit tenir compte de toutes les circonstances pertinentes du transfert, y compris la nature des données, la finalité, la durée, les canaux de transmission, les transferts ultérieurs éventuels, mais aussi et surtout la législation locale en matière d’accès aux données par les autorités publiques et les garanties juridiques et procédurales existantes.

Cette analyse est cruciale pour déterminer si les CCT seules suffisent ou si des mesures supplémentaires (techniques, contractuelles, organisationnelles) sont nécessaires pour assurer un niveau de protection équivalent à celui de l’UE. L’AITD n’est pas une simple formalité ; elle doit être menée sérieusement et documentée par écrit. Les parties doivent conserver cette documentation et la mettre à disposition de l’autorité de contrôle compétente sur demande.

La réalisation de cette analyse d’impact est une étape préalable indispensable. Elle conditionne la légalité même du transfert basé sur les CCT. Si l’analyse conclut qu’un niveau de protection adéquat ne peut être garanti, même avec des mesures supplémentaires, le transfert ne doit pas avoir lieu ou doit être suspendu. L’AITD doit également être réévaluée périodiquement, notamment en cas de changement de la législation locale ou des circonstances du transfert. Il est important de noter que cette AITD est distincte de l’Analyse d’Impact relative à la Protection des Données (AIPD ou PIA) prévue à l’article 35 du RGPD, bien que les deux puissent parfois se chevaucher ou s’informer mutuellement. Comment réaliser une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) fournit des informations utiles sur ce processus général.

Clause contractuelle de traitement des données : Comment s’assurer de sa conformité ?

Une fois la clause contractuelle de traitement des données (ou le DPA) signée, le travail n’est pas terminé. Assurer la conformité continue au RGPD et aux termes du contrat est une responsabilité partagée entre le responsable de traitement et le sous-traitant. Plusieurs actions clés permettent de maintenir cette conformité dans la durée.

L’importance d’un audit régulier des sous-traitants

Le RGPD (Article 28(h)) confère au responsable de traitement le droit de réaliser des audits auprès de ses sous-traitants pour vérifier leur conformité aux obligations contractuelles et réglementaires. Cette disposition est reprise dans les clauses contractuelles, qui obligent le sous-traitant à mettre à disposition toutes les informations nécessaires et à permettre et contribuer aux audits, y compris les inspections.

L’audit n’est pas seulement un droit, c’est aussi une composante essentielle de l’obligation de supervision du responsable de traitement. Il permet de s’assurer concrètement que le sous-traitant respecte ses engagements en matière de sécurité, de confidentialité, de traitement selon les instructions, de gestion des sous-traitants ultérieurs, etc. Un audit régulier, dont la fréquence peut dépendre de la sensibilité des données et des risques associés au traitement, est une bonne pratique.

L’audit peut prendre différentes formes : questionnaires d’auto-évaluation, demande de documentation (politiques de sécurité, registres, certifications), audits documentaires à distance, ou audits sur site menés par le responsable de traitement lui-même ou par un auditeur indépendant mandaté. Les modalités de l’audit (préavis, périmètre, coûts) sont généralement précisées dans le contrat.

Les résultats de l’audit doivent être analysés et, si des non-conformités sont identifiées, un plan d’actions correctives doit être mis en place et suivi. L’audit régulier est un outil clé pour maintenir la confiance dans la relation de sous-traitance et pour démontrer la diligence du responsable de traitement en cas de contrôle par une autorité. Comment réaliser un audit interne RGPD pour assurer la conformité de votre entreprise peut offrir des pistes méthodologiques transposables à l’audit des sous-traitants.

Désigner un délégué à la protection des données

La désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) est un élément structurant de la gouvernance des données au sein d’une organisation, qu’elle soit responsable de traitement ou sous-traitante. Bien que non obligatoire pour toutes les entreprises, sa présence facilite grandement le maintien de la conformité RGPD, y compris dans la gestion des relations de sous-traitance.

Le DPO, qu’il soit interne ou externe, agit comme un chef d’orchestre de la conformité. Il informe et conseille l’organisation, contrôle le respect du RGPD, coopère avec l’autorité de contrôle et sert de point de contact. Concernant les clauses contractuelles, le DPO du responsable de traitement veille à leur adéquation et à leur mise à jour, et supervise la relation avec les sous-traitants, notamment via les audits.

Le DPO du sous-traitant s’assure que l’entreprise respecte ses obligations contractuelles et légales spécifiques à son rôle. Il est souvent le point de contact désigné dans le contrat pour les questions de protection des données. Pour exercer efficacement ses missions, le DPO doit disposer des ressources nécessaires (temps, moyens matériels et humains), d’une expertise suffisante, d’une indépendance garantie (pas de conflit d’intérêts, pas d’instructions sur ses missions) et d’un accès direct au plus haut niveau de direction.

Même si la désignation n’est pas obligatoire, nommer un référent interne ou externe pour la protection des données est une bonne pratique pour assurer un suivi rigoureux des obligations liées aux clauses contractuelles et à la conformité RGPD en général.

Se tenir informé des évolutions réglementaires

Le domaine de la protection des données personnelles est en constante évolution. Le RGPD constitue le socle, mais son interprétation et son application sont précisées par la jurisprudence de la Cour de Justice de l’Union européenne (CJUE), les lignes directrices et avis du Comité Européen de la Protection des Données (CEPD), et les décisions et recommandations des autorités de contrôle nationales (comme la CNIL).

Il est essentiel pour les responsables de traitement et les sous-traitants de maintenir une veille active sur ces évolutions. Les décisions de justice (comme l’arrêt Schrems II) peuvent avoir des impacts majeurs sur la validité de certains mécanismes de transfert ou sur l’interprétation de certaines obligations. Les lignes directrices du CEPD fournissent des interprétations faisant autorité sur des points clés du RGPD (notions de responsable/sous-traitant, consentement, violations de données, etc.).

Les autorités nationales publient régulièrement des recommandations, des référentiels sectoriels, ou des décisions de sanction qui éclairent l’application pratique du règlement. La Commission européenne peut également mettre à jour les Clauses Contractuelles Types (CCT) ou adopter de nouvelles décisions d’adéquation.

Se tenir informé permet d’anticiper les changements, d’adapter ses pratiques et ses contrats (y compris les clauses de traitement des données) pour maintenir la conformité. Cela peut impliquer de suivre les publications des autorités compétentes, de participer à des formations, ou de s’appuyer sur l’expertise de conseillers juridiques ou de DPOs.

Clause contractuelle de traitement des données : FAQ

Plusieurs questions reviennent fréquemment concernant l’utilisation et la gestion des clauses contractuelles de traitement des données et des Clauses Contractuelles Types (CCT). Voici des réponses aux interrogations les plus courantes.

Les clauses contractuelles types sont-elles obligatoires ?

Non, l’utilisation des modèles de Clauses Contractuelles Types (CCT) publiés par la Commission européenne n’est pas strictement obligatoire en soi. Le RGPD (Article 28) exige un contrat écrit entre le responsable de traitement et le sous-traitant qui contienne tous les éléments listés à l’article 28.

Si un contrat négocié spécifiquement entre les parties inclut déjà toutes ces mentions obligatoires de manière conforme, il remplit les exigences légales. Cependant, les CCT (celles pour la relation intra-UE/EEE ou celles pour les transferts internationaux) offrent l’avantage d’être des modèles pré-approuvés et standardisés.

Leur utilisation simplifie la démonstration de la conformité contractuelle et facilite les négociations. Pour les transferts de données hors UE/EEE vers des pays sans décision d’adéquation, les CCT constituent l’un des principaux mécanismes de garantie reconnus. Dans ce contexte, bien que d’autres outils existent (comme les BCR), les CCT sont très largement utilisées en pratique et deviennent quasi-incontournables pour de nombreuses entreprises.

Peut-on modifier les clauses contractuelles types ?

En règle générale, le texte même des Clauses Contractuelles Types (CCT) adoptées par la Commission européenne ne doit pas être modifié. Leur intégrité garantit leur validité en tant qu’instrument standardisé offrant des garanties appropriées.

Toutefois, les CCT prévoient explicitement la nécessité de compléter certaines informations, notamment dans les Annexes (liste des parties, description du traitement, mesures de sécurité, liste des sous-traitants ultérieurs). Ces annexes doivent être remplies avec précision pour adapter les CCT à la situation spécifique du transfert ou de la sous-traitance.

De plus, les parties peuvent inclure les CCT dans un contrat plus large et ajouter d’autres clauses ou des garanties supplémentaires. La condition essentielle est que ces ajouts ne doivent pas contredire, directement ou indirectement, les CCT et ne doivent pas porter atteinte aux libertés et droits fondamentaux des personnes concernées. Par exemple, des clauses précisant les modalités d’audit, les niveaux de service pour l’assistance, ou des mesures de sécurité renforcées peuvent être ajoutées si elles ne diminuent pas les protections offertes par les CCT.

Que faire en cas de violation de données par un sous-traitant ?

Si un sous-traitant subit une violation de données personnelles qu’il traite pour le compte d’un responsable de traitement, il a l’obligation légale et contractuelle (stipulée dans la clause de traitement des données) de notifier cette violation au responsable de traitement « dans les meilleurs délais » après en avoir eu connaissance.

Dès réception de cette notification, le responsable de traitement doit évaluer la violation. Si celle-ci est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques, il doit la notifier à l’autorité de contrôle compétente (ex: CNIL) dans les 72 heures après en avoir eu connaissance (la connaissance par le sous-traitant peut être considérée comme connaissance par le responsable de traitement).

Si la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, le responsable de traitement doit également communiquer la violation aux personnes concernées dans les meilleurs délais. Le sous-traitant a l’obligation d’assister le responsable de traitement dans ces démarches en fournissant toutes les informations nécessaires et en coopérant pour remédier à la violation et en atténuer les conséquences.

Le responsable de traitement doit documenter la violation, ses effets et les mesures prises. Il doit également revoir les mesures de sécurité et potentiellement les termes du contrat avec le sous-traitant pour éviter de futures violations.

Comment choisir un sous-traitant conforme au Rgpd ?

Le choix d’un sous-traitant est une étape critique car le responsable de traitement reste responsable de la conformité du traitement global. L’article 28 du RGPD impose de ne faire appel qu’à des sous-traitants présentant des « garanties suffisantes » quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Pour évaluer ces garanties, le responsable de traitement doit mener une due diligence avant de contractualiser. Cela implique de vérifier :

Les connaissances spécialisées et l’expertise du sous-traitant en matière de protection des données et de sécurité.
Sa fiabilité et ses ressources (humaines, techniques).
Sa réputation et ses éventuelles certifications (ex: ISO 27001, HDS pour les données de santé) ou adhésions à des codes de conduite.
Sa politique de sécurité des systèmes d’information (PSSI).
Sa capacité à respecter les obligations de l’article 28 (sécurité, confidentialité, assistance, audits, etc.).
Sa politique concernant le recours à des sous-traitants ultérieurs et leur gestion.
Sa localisation et, si hors UE/EEE, les garanties prévues pour les transferts de données (CCT, BCR, etc.) et l’évaluation de la législation locale.

Il est recommandé de formaliser cette évaluation et de demander au sous-traitant des engagements contractuels clairs via une clause de traitement des données ou un DPA robuste, idéalement basé sur les CCT de la Commission.

Conclusion : L’importance d’une clause contractuelle de traitement des données bien rédigée

En conclusion, la clause contractuelle de traitement des données personnelles s’impose comme un instrument juridique indispensable à l’ère du RGPD. Elle dépasse le simple cadre d’une obligation formelle pour devenir un véritable outil de gouvernance et de gestion des risques dans les relations entre responsables de traitement et sous-traitants, ainsi que lors des transferts internationaux de données.

Une clause bien rédigée, claire, précise et complète, permet de définir sans ambiguïté les rôles, les responsabilités et les obligations de chaque partie. Elle assure que le traitement des données confiées s’effectue dans le respect strict des principes fondamentaux du RGPD : licéité, loyauté, transparence, limitation des finalités et de la conservation, minimisation, exactitude, intégrité et confidentialité.

Elle constitue une garantie essentielle pour les droits des personnes concernées, en assurant que leurs données sont traitées de manière sécurisée et qu’elles peuvent exercer leurs droits (accès, rectification, effacement…) efficacement, même lorsque le traitement est externalisé. De plus, elle offre une base solide pour la coopération entre les parties, notamment en cas d’incident de sécurité ou de demande des autorités de contrôle.

Pour les entreprises, négliger la rédaction ou la mise à jour de ces clauses expose à des risques juridiques, financiers et réputationnels considérables, incluant de lourdes sanctions administratives. À l’inverse, une gestion rigoureuse des contrats de sous-traitance et des transferts, matérialisée par des clauses conformes et adaptées, témoigne d’une démarche responsable et renforce la confiance des clients, partenaires et autorités. L’utilisation des modèles de CCT proposés par la Commission européenne, complétée par une analyse au cas par cas et d’éventuelles mesures supplémentaires, est une approche recommandée pour atteindre cet objectif de conformité et de sécurité juridique.